녹음 동의

녹음하기 전에 학생에게 녹음 목적을 알리고 동의를 받아 주세요. 모바일 녹음 화면은 동의 확인에 체크해야 녹음이 시작되고, 교수 화면은 녹음 전에 동의 안내를 띄웁니다.

녹음 파일

서버에는 저장하지 않습니다. 만들기 전까지 이 기기의 브라우저에만 최대 72시간 보관하고, 기록이 저장되면 바로 지웁니다. 다른 계정으로 로그인하면 보이지 않습니다. 상담기록에는 글로 옮긴 내용(축어록)만 남습니다.

저장 위치

상담기록(본문·축어록·AI 초안)은 인제대 교내 서버의 데이터베이스에 저장됩니다. 교수 화면은 서버에 연결되지 않을 때를 대비해 그 화면에서 만든 최근 기록 최대 50건(학생 이름·본문 포함)을 사용 중인 브라우저에도 보관합니다. 공용 PC에서 쓰셨다면 브라우저 설정에서 이 사이트의 데이터를 지워 주세요.

외부 전송

AI 처리(Google Gemini API) — 상담기록 초안을 만들기 위해 녹음 음성과 카카오톡 대화·축어록 텍스트를 보냅니다.
운영 알림(Discord) — 기록 생성 건수 같은 통계와 오류·도움 요청 알림을 보냅니다. 상담 본문과 축어록은 보내지 않습니다. 도움 요청에 적은 증상 문구는 그대로 전달되니 학생 정보를 적지 말아 주세요.
오류 추적(Sentry) — 오류 정보만 보내며, 보내기 전에 요청 내용과 사용자 정보를 지웁니다.

암호화

브라우저와 서버 사이는 HTTPS로 암호화됩니다. AI 서비스 접속 키는 AES-256-GCM으로 암호화해 저장합니다. 학교 계정(SAIL) 비밀번호는 로그인 확인에만 쓰고 저장하지 않습니다. 학생을 SAIL에서 찾기 위해 SAIL 로그인 상태는 서버 메모리에만 최대 12시간 두고, 로그아웃하면 지웁니다. SAIL에서 찾은 학생의 이름·학번·학과·학년은 교내 DB 학생 명부에 담깁니다.

열람 권한

컨설턴트와 교수는 본인이 작성한 기록만 봅니다. 관리자는 전체를 봅니다. 통계 대시보드는 이름·학번·본문 없이 집계값만 봅니다.

백업

매일 백업하고, 일별 7개·월별 12개를 넘는 오래된 백업은 자동으로 지웁니다. 지운 기록도 그 기간 동안은 백업에 남아 있습니다.